Conheça um pouco mais sobre a Gestão de Conteúdo Empresarial e saiba como escolher a melhor solução (ECM/GED) para sua organização.

As tecnologias voltadas para a gestão de conteúdos organizacionais crescem cada dia mais e tem a capacidade de solucionar inúmeros problemas relacionados aos negócios, assim como otimizar processos e reduzir custos da organização.

O Enterprise Content Management também conhecido como ECM/GED contempla o gerenciamento completo de informações da organização, essas podem estar em papéis, eletrônica, e-mail, banco de dados ou qualquer outra mídia. A solução é composta por um conjunto dinâmico de estratégias, ferramentas e métodos utilizados na captação, gerenciamento, armazenamento, preservação e distribuição de conteúdo e documentos referentes aos processos da organização durante todo seu o ciclo de vida.

Com tantos fornecedores no mercado várias empresas se perdem no momento da escolha da solução que melhor atenda a todas as suas necessidades. Muitos fornecedores utilizam termos idênticos para descrever produtos diferentes da tecnologia ECM. Quando se trata da Gestão Documental que resulte em eliminação de processos ineficientes e otimização de recursos da organização, não basta apenas digitalizar e armazenar os documentos, torna-se necessário aprofundar mais nos diferentes tipos de tecnologias existentes no mercado.

Saiba quais são as principais funcionalidades de um Software de ECM

Diversos fornecedores de ECM apresentam funcionalidades similares de seus produtos, no entanto muitas vezes a usabilidade dessas ferramentas pode ser totalmente distinta. Dentre as funcionalidades citadas por alguns autores sobre a tecnologia ECM pode-se destacar as seguintes:

– Captura de documentos;

– Gerenciamento de documentos estruturados e não estruturados;

– Extração de dados;

– Indexação de documentos;

– Repositório e armazenamento;

– Compartilhamento de informações;

– BPM (Business Process Management);

– Criação de workflows definidos pelo fluxo de atividade dos documentos;

– Ferramentas analytics;

– Possibilidade de integração com outras ferramentas;

Com tantos fornecedores no mercado, qual a melhor forma de escolher um software de ECM para implementar na organização?

A melhor forma de escolher um software de ECM é obter uma boa compreensão do mercado atual das soluções e identificar a relevância e viabilidade do ECM para a organização.

Existem também alguns fatores importantes a considerar no momento da escolha do software como:

– Investimento: apesar de existirem ferramentas robustas e complexas no mercado, também é possível encontrar soluções financeiramente mais viáveis no mercado de ECM.

– Necessidade de conformidade: a solução escolhida deve proporcionar que a organização esteja em conformidade com as regulamentações ao nível governamental e dos diversos setores da indústria que determinam as políticas de gestão documental. Caso a organização não respeite as regulamentações estará sujeita a sofrer penalidades financeiras.

– Otimização de processos: para que a organização se mantenha no mercado de forma competitiva é necessário a utilização de soluções capazes de automatizar os processos, reduzir custos, aumentar a produtividade e atender as exigências dos clientes com o menor tempo de resposta. Uma boa solução de ECM pode auxiliar a organização a alcançar esses objetivos de forma eficiente.

– Interface do sistema: no momento da escolha é importante verificar se o software possui uma interface de fácil utilização pois poderá ser utilizado por pessoas sem nenhuma ou pouca experiência no uso desse tipo de solução. Além disso, certifique-se que o software possui capacidade de integração com outras aplicações, pois isso permitirá a redução de custo e tempo de implementação.

– Funcionalidades: certifique-se de o software a ser escolhido possua configurações flexíveis e todas as funcionalidades necessárias para o perfeito funcionamento do projeto, seja ele simples ou com maior grau de complexidade.

– Segurança e auditoria: a trilha de auditoria de um software de ECM garante a segurança através do registro todas as ações realizadas por cada usuário sobre documentos, fornecendo assim a visibilidade total do negócio.

– Escalabilidade: é importante verificar se o software será capaz de acompanhar o crescimento da empresa, evoluindo de acordo com as necessidades da organização. Esse aspecto pode ser avaliado através do tamanho do repositório da solução, pela facilidade em localizar documentos, opções de customização oferecidas pelo software e pela acessibilidade dos usuários (em uma solução web os usuários podem ter acesso ao sistema de qualquer localidade que estiverem).

– Implementação da solução: o ideal é escolher um departamento chave que servirá como base para a implementação da solução. A vantagem de trabalhar com a implementação incremental é que além de permitir maior controle sobre o projeto, também permite verificar o retorno sobre o investimento, o que servirá de auxílio no financiamento da expansão da solução para os demais departamentos da organização.

– Suporte: um dos pontos mais importantes da escolha do software de ECM é verificar se o fornecedor da solução possui uma equipe técnica qualificada para realizar os atendimentos de suporte. Além disso, é necessário se atentar para a escolha do acordo do nível de serviço que irá determinar o tempo de espera para o atendimento, isso garante que os possíveis problemas relacionados a solução sejam resolvidos com rapidez.

Após todas essas informações sobre a escolha de um software de ECM para a sua organização, basta começar a fazer uma pesquisa das soluções disponíveis no mercado.

Para dar início a pesquisa acesse o site: www.square-9.com

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